Unija: Obračun plaća bez ručnog prepisivanja podataka

Klijent: Unija
Industrija: Financijske usluge

Izazov

UNIJA je jedan od vodećih pružatelja računovodstvenih usluga i obračuna plaća u regiji i obračunava plaće za stotine tvrtki klijenata. Velik dio podataka potrebnih za svaki obračun dolazi izvana, a malo ih stiže u obliku spremnom za korištenje.

Evidencije bolovanja preuzimaju se s državnog portala za svakog klijenta posebno, a portal se otvara samo uz fizički USB token. Administrativne zabrane, rješenja o ovrsi, obavijesti o zaštićenim računima i porezne kartice stižu kao PDF-ovi u zajednički sandučić. Šalju ih banke, sudovi, Porezna uprava i sami klijenti, a svaka vrsta dokumenta ima svoja polja, pravila i iznimke. Računovođa je svaki dokument morao pročitati i ručno upisati u sustav za obračun plaća.

Pojedinačno, svaki je dokument mali posao. No kod stotina klijenata ti su poslovi oduzimali velik dio radnog mjeseca računovođa.

Rješenje

Razvili smo AI infrastrukturu koja povezuje te ulazne podatke s UNIJA-inim ERP sustavom za obračun plaća.

Kad dokument stigne, sustav prepoznaje o kojoj je vrsti riječ i izdvaja zaposlenika, iznose, brojeve računa i pravne podatke. Utvrđuje i kojoj tvrtki klijentu dokument pripada, čak i kad to u njemu ne piše. Podaci odlaze izravno u ERP za obračun plaća, a izvornik se arhivira radi revizije.

Evidencije bolovanja sada se preuzimaju automatski, prema kalendaru obračuna plaća svakog klijenta, a rutinska administracija u CRM-u odvija se sama.

Sve neuobičajeno i dalje ide računovođi, koji donosi odluku. Cilj je da isti tim preuzme znatno više klijenata, uz manje pogrešaka i potpun revizijski trag.